Jalan Panjang Ikhtiar Penerimaan Santri Baru

Bagi sebagian orang, menjadi santri HSI AbdullahRoy mungkin terlihat sebagai proses yang sederhana. Seseorang cukup mendaftar, bergabung ke grup WhatsApp, lalu pembelajaran dimulai. Sekilas, semua tampak ringkas.

Kenyataannya di balik proses tersebut, terdapat ikhtiar panjang di belakang layar. Jauh hari sebelum para santri baru menekuni silsilah Pengagungan Terhadap Ilmu yang merupakan materi pembuka di masa orientasi, berbagai tahapan dipersiapkan. Tampaknya setiap langkah dirancang agar proses belajar dapat berjalan dengan baik sejak hari pertama.

Divisi KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) sebagai penyelenggara, bersinergi dengan berbagai divisi lain menjadi bagian penting demi memastikan setiap langkah berjalan lancar, tertata, dan penuh keberkahan.

Dari tahun ke tahun, proses penerimaan santri baru di HSI pun terus mengalami perkembangan. Sistem diperbaiki, mekanisme disempurnakan, dan berbagai penyesuaian dilakukan sesuai kebutuhan yang ada. Semua itu merupakan bagian dari upaya untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para santri.

Sebab setiap evaluasi menghadirkan pelajaran baru, dan setiap pelajaran menjadi bekal untuk melangkah lebih baik. Pada akhirnya, proses perbaikan yang terus dilakukan merupakan wujud komitmen HSI dalam menjaga kualitas layanan pendidikan dan dakwah, agar manfaatnya dapat dirasakan oleh semakin banyak kaum muslimin.

Perubahan yang Tak Pernah Berhenti

Sejak angkatan pertama berdiri sekitar tahun 2013, HSI telah mengalami transformasi luar biasa dalam proses penerimaan santri baru. Dari sistem yang serba manual, hingga kini bertransformasi menjadi sistem otomatis yang terintegrasi. Perubahan ini lahir dari proses pembelajaran panjang terhadap kendala-kendala yang muncul di setiap angkatan.

Perubahan paling kentara pada penerimaan kali ini terletak pada mekanisme calon santri masuk ke dalam grup belajar. Koordinator KBM HSI, Akhuna Addo W.P, menyampaikan langsung hal itu kepada Majalah HSI. “Proses penerimaan santri baru secara umum hampir sama di tiap angkatan. Tetapi kami selalu memperbaruinya sesuai kendala yang muncul pada pendaftaran sebelumnya, dan umumnya persoalan itu berputar pada invitasi masuk grup,” ujar Akhuna Addo.

Masalah-masalah klasik itu beragam. Ada calon santri yang mendaftar berulang kali, kesalahan pengisian gender, sehingga ikhwan masuk ke grup akhwat atau sebaliknya. Selain itu, ada juga keluhan dari calon santri yang merasa tidak mendaftar tapi tiba-tiba masuk grup. Mungkin bagian sebagian orang, hal ini terdengar masalah yang sepele. Namun bagi tim pengelola, setiap masalah adalah pelajaran berharga yang menjadi bahan perbaikan untuk pendaftaran berikutnya.

“Saat ini calon santri sudah langsung dimasukkan ke dalam grup begitu selesai melakukan validasi. Mereka akan menerima tautan grup pada notifikasi validasi, dan grup itu sudah disesuaikan dengan data domisili yang mereka isi di formulir pendaftaran,” jelasnya.

Sistem yang Bekerja dalam Senyap

Kemudahan alur dan proses yang dirasakan calon santri sesungguhnya ditopang oleh kerja senyap di balik layar. Tim IT HSI yang menjadi mitra erat Divisi KBM, menerjemahkan kebutuhan penerimaan menjadi sistem yang bekerja secara otomatis.

“Pada sistem lama, proses penerimaan dan pengelompokan kelas masih dilakukan secara manual setelah masa pendaftaran ditutup. Pengelompokan dilakukan dengan mengurutkan data santri berdasarkan area dan provinsi, sehingga membutuhkan pengecekan satu per satu,” ujar salah satu Tim IT HSI yang ditugaskan membantu proses pendaftaran, Ukhtuna Irma Widyawati.

Pada sistem pendaftaran yang baru, pembentukan grup WhatsApp sudah diselesaikan di dalam sistem VGEMS sebelum kran pendaftaran dibuka ke publik. "Setiap grup telah disiapkan dan dikonfigurasi di VGEMS beserta informasi link grup WhatsApp. Kapasitas grup juga sudah ditentukan sejak awal, yaitu maksimal 35 peserta untuk ARN dan 50 peserta untuk ART," terang Ukhtuna Irma.

Selain itu, ia juga menerangkan bahwa pengelompokan kelas dilakukan secara otomatis berdasarkan mapping area domisili santri yang diinput saat pendaftaran. “Sistem akan memetakan provinsi domisili ke area tertentu seperti Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, Maluku Papua, hingga luar negeri. Penempatan area grup mengikuti domisili peserta yang pertama kali masuk ke grup tersebut,” ia menjelaskan.

Ada sebuah penyesuaian yang fundamental dan penting, yakni sistem notifikasi. Langkah sederhana ini sekaligus memvalidasi nomor WhatsApp yang telah diinput saat pendaftaran.

“Jika sebelumnya sistem yang aktif mengirim pesan ke santri, kini santri terlebih dahulu mengirim pesan konfirmasi ke sistem, pada saat selesai mendaftar,” ungkap Uktuna Irma.

Belajar dari Kelemahan Sistem Lama

Setiap sistem baru lahir dari perbaikan kendala dan kelemahan sistem sebelumnya. Latar belakang terbesar dari transformasi HSI ke sistem mutakhir ini tidak lain adalah karena kebijakan keamanan (security policy) dari platform WhatsApp itu sendiri.

“Kendala terbesarnya adalah perubahan kebijakan keamanan yg diterapkan oleh WhatsApp selaku program yang digunakan untuk mendukung proses pembelajaran. Saat ini WhatsApp melarang invitasi langsung, melarang broadcast ke banyak nomor asing secara langsung dari nomor-nomor pribadi,” Akhuna Addo menjelaskan mengenai tantangan yang dihadapi.

Risikonya tidak main-main, sebab bila nomor Musyrif sampai terblokir di awal pembelajaran, kendali atas grup bisa hilang. Ia memaparkan, “Maka itu kami harus menyiasati dengan menyesuaikan mekanisme masuk grup ini dengan yang lebih aman, tidak melanggar kebijakan WhatsApp, dan juga tidak merepotkan bagi pengurus.”

Salah seorang Musyrif senior KBM HSI, Akhuna Arif Tiyan Rahadi, menceritakan pengalamannya ketika menangani ARN 134, 151, dan 152. Baginya, peran sebagai musyrif dapat diniatkan untuk mendulang pahala.

“Bagi kami ini bukan hanya sekedar menerima amanah atau tugas. Namun, ini merupakan ladang pahala yang memberikan ghirah dan semangat untuk kami dalam menjalankan tugas dan amanah dari HSI,” santri Angkatan 134 ini menjelaskan.

Akhuna Arif berbagi cerita tentang tantangan yang beliau hadapi dulu dengan sistem penerimaan santri yang lama. Salah satunya dengan interaksi yang dilakukan kepada santri harus bersahabat dan kondusif.

“Di awal, sebelum adanya sistem yang sekarang, kami sebagai Musyrif menggunakan metode japri (jalur pribadi) satu per satu untuk me-reminder peserta yang belum mengerjakan. Tentunya ini tidak mudah, perlu waktu, dan Muysrif wajib tahu kapan waktu-waktu terbaik untuk memberikan reminder,” tuturnya.

Akhuna Arif menambahkan, “Kita juga sering menggunakan stiker-stiker lucu sebagai reminder yang kita share di grup diskusi. Adanya fitur reminder di web (yang baru) sangat memudahkan Musyrif memberikan reminder bagi pesertanya melalui pesan khusus.”

Selain itu, Akhuna Arif melihat perkembangan positif yang terjadi pada HSI beberapa tahun terakhir. Jika dibandingkan ketika awal dirinya bergabung, sistem yang diterapkan HSI saat ini sudah cukup rapi dan mudah.

“Jumlah peserta yang di awal hanya bisa dihitung jari, sekarang bahkan lebih dari 100 ribu peserta. Perubahan yang paling signifikan adalah perubahan sistem pembelajaran, di mana saat ini HSI menggunakan platform apps yang lebih ringan dengan fitur-fitur yang sangat membantu dan memudahkan peserta, maupun admin dalam proses belajar. Maasyaa Allah,” ucapnya.

Perjalanan dari Masa ke Masa

Perjalanan HSI hari ini tidak lepas dari proses yang telah berlangsung selama bertahun-tahun. Untuk melihat bagaimana semuanya bermula, Majalah HSI berbincang dengan Akhuna Imron bin Irsyam, santri angkatan awal yang bergabung tahun 2013 dan pernah mengemban amanah sebagai admin sekaligus Musyrif.

Dari pengalamannya, tergambar suasana pembelajaran HSI pada masa-masa awal, ketika jumlah santri masih terbatas dan berbagai proses dijalankan secara manual.

“Awal-muasal ikut grup HSI, tahun 2012 atau 2013-an, ada yang share audio Ustadz. Materinya ringan dan hanya beberapa menit tentang aqidah. Kemudian sambil tanya-tanya. Disampaikan, ini ada Ustadz Abdullah Roy, beliau di Madinah dan membuat grup khusus untuk share audio terkait aqidah. Dan diharapkan audio ini nanti bisa tersebar ke masyarakat tentang aqidah yang benar,” ungkap Akhuna Imron.

“Karena dulu masih manual, jadi langsung di-add sama Ustadzuna ke dalam sebuah grup WhatsApp, yang beliau adminnya.” kenang Kepala Sekolah SDQ Mutiara Sunnah Legenda, Bogor, tersebut.

Saat itu, satu grup dibatasi maksimal 30 orang dengan hanya satu admin. Untuk membentuk satu halaqah baru, dibutuhkan paling tidak 20-an peserta, dan prosesnya bisa memakan waktu sebulan, bahkan 2 hingga 3 bulan.

“Di sini awalnya yang terasa penuh perjuangan. Bagaimana menawarkan atau mengajak teman dan saudara untuk ikut bergabung dalam sebuah halaqah,” kenang Akhuna Imron yang juga merupakan pemateri Program Rodja Ceria di Rodja TV ini.

Atmosfer Belajar yang Hangat

Grup Diskusi KBM sering dipandang sebagai ruang administratif semata, yakni tempat pengumuman, pengingat jadwal, dan penyebaran informasi teknis. Padahal, di sinilah santri untuk pertama kali berinteraksi dengan lingkungan belajarnya.

“Alhamdulillah, saat ini sudah berjalan baik. Kalau di belajar online yang lain, tidak ada grup diskusi. Jadi memang full belajar saja, dan grup informasi satu arah. Materi pun full lewat web, dan benar-benar seperti belajar mandiri,” ujar Akhuna Imron.

Akhuna Addo juga berharap dengan adanya Grup Diskusi, para santri bisa lebih proaktif dalam melaksanakan pembelajaran. “Yang kami harapkan adalah agar mereka lebih proaktif dalam proses mendaftar, mau mengikuti arahan yang diberikan dan mau bertanya jika ada kendala,” tutupnya.

Kini, proses pendaftaran santri dapat dilakukan dalam hitungan menit. Namun di balik kemudahan itu, tersimpan rangkaian ikhtiar yang terus diperbaiki dari waktu ke waktu.

Dari grup WhatsApp berisi puluhan orang, hingga sistem yang melayani ribuan santri di berbagai penjuru negeri, banyak hal yang telah berubah. Meski demikian, satu hal yang tetap sama, yakni semangat untuk menyambut para penuntut ilmu dan memudahkan langkah mereka dalam belajar. Semoga ikhtiar ini dapat terus terjaga. Dengan dukungan dari kaum muslimin, HSI berharap dapat terus menghadirkan layanan pembelajaran yang lebih baik, mempersiapkan sarana yang dibutuhkan, serta membuka jalan bagi semakin banyak orang untuk menuntut ilmu syar'i, insyaallah.